Sponsoring evenementen

Evenementen zijn belangrijk voor Zutphen. Ondernemers maken dit jaar geld vrij om evenementen in de binnenstad financieel te ondersteunen. Om een goede beoordeling van de aanvragen te doen zijn er criteria opgesteld. Alle aanvragen worden beoordeeld aan de hand van deze criteria.
Aanvragen voor het jaar 2023 moeten uiterlijk 1 april 2023 ingediend zijn via een digitaal formulier.

Bekijk hieronder de verplichte onderdelen en criteria waarop de aanvragen worden beoordeeld.

Verplichte onderdelen

Bijgaande onderdelen moeten bij de aanvraag ingediend worden. Aanvragen die niet compleet zijn worden niet in behandeling genomen en komen niet in aanmerking voor een bijdrage. De bijdrages worden dit jaar in 1 keer verdeeld. Dien uw aanvraag zo goed en volledig mogelijk in want dit jaar geldt op=op.

Het evenement vindt plaats in de historsiche binnenstad van Zutphen (dit is een verplicht onderdeel)
Het evenement (programmaonderdelen) vindt plaats in de publieke ruimte en is voor publiek gratis toegankelijk.
Er is een volledig evenementenplan (programmaomschrijving, productie, draaiboek, etc.).
Op welke doelgroep richt het evenement zich (jongeren, ouderen, gezinnen, etc..nb. je evenement kan voor iedereen toegankelijk zijn maar in je marketing/positionering moet je wel duidelijk maken wie jij graag wil dat jouw evenement bezoekt)
Er is een volledig marketing- en communicatieplan met een duidelijke (communicatie) planning.
De aanvraag is voorzien van een logische en onderbouwde begroting.
In de plannen wordt duidelijk gemaakt hoe het merk Zutphen wordt uitgedragen en hoe de binnenstad meegenomen wordt in alle marketing en promotieuitingen van het evenement.
Je levert bij de aanvraag ook marketing- en promomateriaal aan
Een evenement vindt plaats tijdens de openeningtijden van de winkels
Meerdere ondernemeningen (branches) profiteren van het event.

Extra onderdelen waaraan je in je aanvraag rekeningn mee moet houden:

Geef een schatting van de bezoekersaantallen.
Ondernemers in de binnenstad participeren actief voor en of tijdens het evenement. Denk aan ingerichte etalages, aangeklede straten, speciale menu's, etc.
Het evenement sluit goed aan bij het (gewenste) DNA van de stad / in 2023 is dat ook het Hanzejaar!

Aantrekkingskracht van het evenement

(Inter)nationaal: ook van buiten Nederland komen mensen naar Zutphen.
Regionaal: mensen uit heel Gelderland en Overijssel.
Lokaal: Achterhoek, Zutphen, Warnsveld.

Bonuspunten

Orginaliteit / wauwfactor: verras ons!

Procedure en vervolg

Indienen kan tot en met 1 april 2023.
Beoordeling vindt plaats door Zutphen Promotie en het Binnenstadsplatform.
Voor 1 mei 2022 ontvangt de aanvrager het besluit.
Is een sponsorbijdrage toegekend, dan kun je vanaf twee maanden voor aanvang van het evenement een factuur sturen naar factuur@inzutphen.nl voor 50% van het toegekende bedrag.
Je dient na je evenement een evaluatie aan te leveren voor de ontvangst van de 2e tranche.
Als je een bedrag toegekend krijgt, is dit sponsoring namens InZutphen.nl. Je dient in overleg met InZutphen (Zutphen Promotie) af te stemmen hoe je 'de binnenstad' meeneemt in je promotie, marketing en PR.
De organisatie levert promomateriaal (zoals foto's, video's, teksten en persberichten) TIJDIG aan bij InZutphen.
InZutphen wordt als hoofdsponsor van het evenement meegenomen in alle uitingen.

Wat & wie komt/komen niet in aanmerking voor een sponsorbijdrage

Als de aanvrager een privaat rechtspersoon is.
Als de aanvrager en of diens vertegenwoordigers (bestuurders) van besproken gedrag is (fraude, of wanneer na een steekproef is gebleken dat het toegekende budget niet conform afspraken is verdeeld, etc.).
Activiteiten van religieuze aard.
(waren)Markten waarvan het karakter meer ambulante handel dan evenement is (hier kan van worden afgeweken).

Vragen of opmerkingen over deze aanvragen kun je richten aan:

Mark Schuitemaker, Directeur Zutphen Promotie, via mail, berichten, WhatsApp of bellen: 06 - 21 57 06 28.
Meer informatie kan je ook terugvinden door dit filmpje te bekijken.